Xpoda, rol bazlı yetkilendirme altyapısına sahiptir. Kullanıcılara departman, görev, unvan, organizasyon yapısı veya özel yetkilere göre erişim hakları tanımlanabilir. Formlar, süreçler, raporlar ve menüler kullanıcı bazında veya rol bazında yönetilebilir. Böylece her kullanıcı yalnızca yetkili olduğu bilgilere ve işlemlere erişebilir.